Comment nous protégeons vos données

KGM Technologies SAS (« KGM », « nous », « notre ») exploite la plateforme d'assistance IA disponible à l'adresse app.kgm-technologies.com. KGM est le responsable du traitement au sens du RGPD (Règlement (UE) 2016/679).

• Compte : adresse e-mail, nom d'affichage, URL de photo de profil, identifiant fournisseur OAuth (Google, Notion), rôle utilisateur.
• Session : jeton de session (stocké dans un cookie HttpOnly), adresse IP, chaîne user-agent du navigateur.
• Vérification e-mail : code à usage unique (OTP) utilisé pour la connexion sans mot de passe ; non conservé après utilisation.

Collecté lors de l'intégration via une conversation assistée par IA. Les champs varient selon le domaine professionnel :

• Tous les utilisateurs : prénom, nom, intitulé de poste, langues de travail, domaine professionnel (vertical).
• Professionnels du droit : niveau d'ancienneté, spécialisations juridiques, juridictions, numéro de barreau, types de contrats traités.
• Professionnels du logiciel : rôle d'ingénierie, stack technique, nom de l'équipe.

• Fichiers bruts : PDF, DOCX et autres formats pris en charge. Stockés sur l'object storage Scaleway (UE, région Paris).
• Texte extrait : version texte brut produite par notre pipeline OCR, stockée dans notre base de données.
• Embeddings documentaires : représentations vectorielles (768 dimensions) calculées par un modèle d'embedding local — aucun texte ne quitte nos serveurs pour cette étape.
• Carte de pseudonymisation : lorsque vous utilisez la fonctionnalité d'analyse de contrats, une correspondance entre les entités détectées et leurs pseudonymes est chiffrée et stockée. Le texte original est conservé chiffré pour vous permettre de le restaurer.

Notre outil de pseudonymisation gratuit fonctionne différemment de la pseudonymisation décrite ci-dessus : il traite votre document en mémoire et vous renvoie le texte pseudonymisé ainsi qu'une table de correspondance des entités détectées et de leurs pseudonymes — mais nous ne conservons à aucun moment sur nos serveurs le fichier téléversé, le texte extrait, le résultat pseudonymisé ou la table de correspondance.

• Conservation nulle : le document et la table de correspondance n'existent que pendant la durée de la requête et sont immédiatement supprimés ensuite. Nous n'en conservons aucune copie que vous pourriez ultérieurement demander à consulter, exporter ou faire supprimer, car il n'en reste rien à trouver.
• Votre responsabilité : comme nous ne conservons pas la table de correspondance, vous êtes seul responsable de son stockage sécurisé une fois téléchargée. Cette table permet à toute personne qui la détient de ré-identifier les personnes citées dans votre document — traitez-la avec la même précaution que le document original.
• Ce que nous enregistrons : uniquement des métadonnées non liées au contenu, à des fins de prévention des abus et de limitation de fréquence (horodatage, identifiant de compte, taille du fichier, durée de traitement, statut de réussite/échec). Nous n'enregistrons jamais le contenu du document, le texte extrait ou les valeurs des entités.

• Tous les messages échangés avec l'assistant IA, stockés par fil de discussion.
• Captures d'état de l'agent (« checkpoints ») — au maximum les 50 dernières par fil par défaut.

• Nombre de tokens par requête (entrée, sortie), modèle IA utilisé, estimation du coût et identifiant du fil — liés à votre compte.
• Solde du portefeuille de crédits et historique des transactions.
• Identifiants de plan d'abonnement (IDs Paddle) — fonctionnalité prévue, pas encore en production.

• Exécution du contrat (Art. 6(1)(b) RGPD) : le traitement de vos données d'identité, des documents téléversés et de l'historique des conversations est nécessaire à la fourniture du service auquel vous avez souscrit.
• Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) : les analyses d'utilisation agrégées (nombre de tokens, usage des fonctionnalités) nous permettent d'améliorer la plateforme et d'assurer une facturation équitable. Nous avons évalué que cet intérêt ne prime pas sur vos droits.
• Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) : les journaux d'audit peuvent être conservés pour respecter les réglementations applicables.

Les documents passent par les étapes suivantes, dans l'ordre :

1. OCR (local) : le texte est extrait de votre fichier par notre moteur OCR sur site. Aucune donnée ne quitte notre infrastructure à cette étape.
2. Correction VLM optionnelle : si activée, des images de pages sont envoyées à OpenAI ou Anthropic pour améliorer la qualité d'extraction sur les mises en page complexes.
3. Découpage et vectorisation (local) : le texte extrait est découpé en morceaux et converti en embeddings vectoriels par un modèle E5 local. Aucune donnée n'est envoyée à l'extérieur pour cette étape.
4. Pseudonymisation (locale) : les entités nommées (personnes, organisations, lieux, dates, numéros de barreau, etc.) sont détectées et remplacées par des pseudonymes via GLiNER et Presidio — tous deux exécutés entièrement sur nos serveurs. Le texte pseudonymisé, et non l'original, est envoyé au modèle IA.
5. Analyse IA : le texte pseudonymisé ou brut est envoyé au fournisseur IA configuré (OpenAI ou Anthropic) pour le raisonnement, l'analyse de clauses ou la synthèse.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants. Lorsqu'ils traitent des données hors UE, la garantie juridique est constituée par les Clauses Contractuelles Types (CCT) au titre de l'Art. 46 du RGPD.

• Jetons de session : 7 jours à compter de la création, ou jusqu'à la déconnexion.
• Messages de conversation & checkpoints : conservés jusqu'à la suppression de votre compte. Les checkpoints sont limités à 50 par fil automatiquement.
• Documents téléversés : conservés jusqu'à leur suppression ou la fermeture de votre compte. L'expiration automatique n'est pas encore implémentée ; la suppression de documents est possible sur demande.
• Outil de pseudonymisation gratuit (Tier 0) : conservation nulle — le document, le résultat pseudonymisé et la table de correspondance ne sont jamais écrits sur disque ou en base de données et ne peuvent pas être récupérés après le renvoi de la réponse (voir Section 2.3bis). Seules des métadonnées anti-abus (sans contenu) sont conservées, pendant 90 jours maximum.
• Données d'utilisation : conservées à des fins de comptabilité et d'audit pendant 5 ans, puis supprimées ou anonymisées.
• Données de compte : supprimées dans les 30 jours suivant une demande d'effacement vérifiée, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

Au titre du RGPD, vous disposez des droits suivants :

Accès (Art. 15)

Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant.

Rectification (Art. 16)

Vous pouvez corriger des données inexactes via les paramètres de votre profil ou en nous contactant.

Effacement (Art. 17 — « droit à l'oubli »)

Vous pouvez demander la suppression de votre compte et des données associées. Remarque : un endpoint de suppression de documents en libre-service est prévu mais pas encore disponible ; les demandes d'effacement peuvent actuellement être soumises par e-mail.

Portabilité (Art. 20)

Vous pouvez demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.

Limitation du traitement (Art. 18)

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander que nous limitions l'utilisation de vos données.

Opposition (Art. 21)

Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à privacy@kgm-technologies.com. Nous répondrons dans les 30 jours.

Nous utilisons exactement un cookie : better-auth.session_token (ou __Secure-better-auth.session_token en production). Il est strictement nécessaire pour maintenir votre authentification. Il est HttpOnly, SameSite=Lax et expire après 7 jours.

Pour plus de détails, consultez notre Politique de cookies.

• Données en transit : TLS 1.2+ pour toutes les connexions.
• Données au repos : volumes de stockage chiffrés sur Scaleway.
• Cartes de pseudonymisation : chiffrées au repos par chiffrement symétrique Fernet.
• Contrôles d'accès : contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) au niveau applicatif et base de données.
• Gestion des sessions : cookies de session HttpOnly à durée courte ; aucun token dans le localStorage.

Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits : privacy@kgm-technologies.com

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons par e-mail et mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page. La poursuite de l'utilisation du service après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation de la politique révisée.